Työajanseuranta, jota porukka oikeasti käyttää
Tuntilappujen kerääminen kuun lopussa on turhaa työtä. Raslak Hubissa työntekijä leimaa tunnit puhelimella kahdella napautuksella — ja yrittäjä näkee tunnit, ylityöt ja palkka-aineiston valmiina.
Kokeile 14 päivää ilmaiseksiKatso demo ilman rekisteröintiä
Miksi työajanseuranta kaatuu yleensä käyttäjiin
Useimmat työajanseurannat on suunniteltu hallinnolle, ei tekijälle. Jos kirjaus vaatii tietokoneen, salasanalappuja ja viisi valikkoa, tunnit jäävät kirjaamatta ja illat kuluvat niiden metsästämiseen.
Hub kääntää asetelman: leimaus on työntekijälle kahden napautuksen juttu puhelimessa — sisään töihin tullessa, ulos lähtiessä. Työ tai projekti voidaan kohdistaa myöhemmin, koska tärkeintä on että tunnit tulevat talteen.
Mitä ominaisuus sisältää
- Leimaus puhelimella — sisään ja ulos kahdella napautuksella, toimii työmaalla, autossa ja toimistolla
- Vapaa sisäänleimaus — tunnit talteen ilman projektin valintaa — kohdistus onnistuu jälkikäteen, myös monelle riville kerralla
- Saldot ja ylityöt — liukumasaldo ja ylityöt kertyvät automaattisesti, työntekijä näkee omansa itse
- Hyväksyntä — esihenkilö hyväksyy tunnit yhdellä silmäyksellä, poikkeamat erottuvat heti
- Palkka-aineisto — hyväksytyt tunnit CSV-vientinä palkanlaskentaan
- Poissaolot ja kalenteri — lomat ja poissaolot samassa näkymässä kuukausikalenterina
Kaikki ominaisuudet sisältyvät samaan hintaan: katso koko Raslak Hub.
Vanha tapa vai Hub
| Ilman järjestelmää | Raslak Hub | |
|---|---|---|
| Tuntien keruu | Tuntilaput ja WhatsApp-viestit kuun lopussa | Tunnit valmiina reaaliajassa |
| Työntekijän kynnys | Lomake tietokoneella, jää täyttämättä | Kaksi napautusta puhelimella |
| Palkanlaskenta | Excel-koonti käsin | CSV-vienti yhdellä napilla |
| Ylityöt ja saldot | Kukaan ei tiedä varmasti | Kertyvät automaattisesti |
Mitä laki vaatii työajanseurannalta
Työaikalaki velvoittaa työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa jokaisesta työntekijästä: tehdyt tunnit, lepoajat ja korvaukset. Kirjanpito on säilytettävä ja se on pyydettäessä näytettävä työsuojeluviranomaiselle sekä työntekijän luottamusmiehelle. Käytännössä tämä tarkoittaa, että paperilappu tai muisti ei riitä — tarvitaan merkintä joka syntyy silloin kun työ tehdään.
Rakennustyömaalla tulee lisäksi tilaajavastuu ja veronumerorekisteri: työmaalla on tiedettävä kuka siellä on ja milloin. Kun sama järjestelmä hoitaa leimauksen ja työmaan henkilöluettelon, tiedot eivät ole kahdessa paikassa eri sisältöisinä.
Miksi työajanseuranta epäonnistuu — ja miten se korjataan
Työajanseurannan käyttöönotto kaatuu harvoin tekniikkaan. Se kaatuu näihin:
- Leimaus on liian työlästä. Jos kirjaus vaatii enemmän kuin kaksi napautusta, se tehdään illalla muistista. Silloin tunnit ovat arvioita, eivät mittauksia.
- Järjestelmä vaatii tietokoneen. Kenttätyössä tietokonetta ei ole. Puhelin on.
- Työntekijä ei näe omaa saldoaan. Kun tunnit katoavat mustaan laatikkoon, luottamus katoaa ja kirjaaminen lakkaa.
- Esihenkilö joutuu kokoamaan tiedot käsin. Jos hyväksyntä ja palkka-aineisto vaativat Excel-vaiheen, hyöty syödään takaisin.
Raslak Hubissa leimaus on kaksi napautusta puhelimessa, työntekijä näkee saldonsa ja ylityönsä itse, ja esihenkilö hyväksyy tunnit yhdellä silmäyksellä. Palkka-aineisto syntyy suoraan hyväksytyistä tunneista.
Mitä työajanseurannasta saa irti
| Ilman seurantaa | Seurannan kanssa |
|---|---|
| Tunnit kerätään kuun lopussa viesteistä | Tunti kirjautuu kun työ tehdään |
| Osa tunneista jää laskuttamatta | Tunti kiinnittyy kohteeseen ja päätyy laskulle |
| Ylityöt huomataan palkanmaksussa | Saldo ja ylityöt näkyvät reaaliajassa |
| Kate selviää jälkilaskennassa | Kate on luettavissa kesken projektin |
| Työaikakirjanpito on puutteellinen | Kirjanpito syntyy automaattisesti |
Kenelle tämä sopii
Työajanseuranta on rakennettu liikkuvaan työhön: rakennus- ja remonttiyrityksille, LVI- ja sähköasennukseen, siivoukseen ja kiinteistöhuoltoon, kotipalveluihin sekä ravintola- ja tapahtuma-alalle. Yhteistä näille on se, ettei työntekijä istu näyttöpäätteen ääressä — ja juuri siksi leimauksen on toimittava puhelimella.
Katso myös rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä ja ajanvarausjärjestelmä palveluyritykselle.
Mitä työaikakirjanpitoon pitää merkitä
Työaikalaki ei tyydy siihen, että tunnit ovat jossain. Kirjanpidosta on käytävä ilmi eriteltynä ainakin:
| Merkittävä tieto | Miksi se on erikseen |
|---|---|
| Säännöllinen työaika | Perusta, johon kaikki muu suhteutetaan |
| Lisätyö | Säännöllisen työajan ylittävä osa sovittuun enimmäistyöaikaan asti |
| Ylityö | Korvataan eri perusteella kuin lisätyö — siksi ei saa mennä samaan lukuun |
| Sunnuntai- ja yötyö | Oma korotuksensa, joka on todennettava jälkikäteen |
| Lepoajat | Vuorokausilepo ja viikkolepo ovat lakisääteisiä vähimmäisaikoja |
| Maksetut korvaukset | Osoittaa että kirjatut tunnit on myös korvattu |
Kirjanpito on säilytettävä ja näytettävä pyydettäessä työsuojeluviranomaiselle sekä työntekijän luottamusmiehelle. Työntekijällä on oikeus saada omat kirjauksensa nähtäväkseen — käytännössä tämä on helpointa hoitaa niin, että hän näkee ne itse sovelluksesta koko ajan. Tarkat korvausperusteet ja mahdolliset poikkeamat tulevat oman alasi työehtosopimuksesta, joten se kannattaa tarkistaa rinnalla.
Saldot, liukumat ja poissaolot
Pelkkä tuntien summa ei riitä arjessa. Kolme asiaa ratkaisee sen, luottaako porukka järjestelmään:
- Saldo on aina ajan tasalla. Kun työntekijä näkee plus- ja miinustunnit reaaliajassa, niistä ei tule riitaa palkkapäivänä. Epäselvä saldo on yleisin syy siihen, että työajanseurantaa aletaan kiertää.
- Liukuma pysyy rajoissa. Liukuvassa työajassa kertymälle on rajat. Järjestelmän kuuluu kertoa raja lähestyessä, ei sen jälkeen kun se on ylitetty.
- Poissaolot samassa näkymässä. Lomat, sairauspoissaolot ja palkattomat vapaat kuuluvat samaan kirjanpitoon kuin tehdyt tunnit. Erillinen lomalista tarkoittaa käytännössä kahta eri totuutta.
Miten paperista siirrytään ilman kapinaa
Työajanseurannan käyttöönotto epäonnistuu useimmiten sosiaalisesti, ei teknisesti. Nämä neljä asiaa ratkaisevat:
- Kerro miksi. Jos syyksi jää "johto haluaa seurata", vastarinta on ansaittua. Oikea syy on että tunnit tulevat maksetuksi oikein ja laskutetuksi kokonaan.
- Aloita yhdestä kohteesta. Yksi työmaa tai tiimi viikoksi. Ongelmat löytyvät pienessä mittakaavassa ja korjautuvat ennen laajennusta.
- Älä pyydä kirjaamaan kahdesti. Jos paperilista jää rinnalle, sovellus jää käyttämättä. Vanha tapa pitää lopettaa samana päivänä kun uusi alkaa.
- Näytä hyöty työntekijälle. Oma saldo, omat ylityöt ja oikea palkka ovat konkreettisia. Ne saavat kirjaamaan.
Katso myös laskutus ja kenttätyön ohjaus.
Usein kysyttyä
Kuinka nopeasti työntekijä oppii leimaamisen?
Minuuteissa. Leimaus on kaksi napautusta puhelimella eikä vaadi koulutusta. Jos työntekijä osaa käyttää WhatsAppia, hän osaa käyttää Hubin kellokorttia.
Pitääkö projekti valita ennen leimaamista?
Ei. Hubissa voi leimata sisään ilman työtä tai projektia — pelkät tunnit ovat tärkeintä. Työt kohdistetaan projekteille myöhemmin, tarvittaessa monta kirjausta kerralla.
Miten tunnit siirtyvät palkanlaskentaan?
Hyväksytyt tunnit viedään CSV-tiedostona palkanlaskentaan tai tilitoimistolle. Erittelyssä näkyvät normaalitunnit, ylityöt ja poissaolot.
Toimiiko työajanseuranta ilman nettiyhteyttä työmaalla?
Hub toimii puhelimen selaimessa ja asennettavana sovelluksena. Leimaukseen riittää mobiiliyhteys — erillistä laitetta tai päätettä ei tarvita.
Paljonko työajanseuranta maksaa?
Työajanseuranta sisältyy Raslak Hubiin: Full-käyttäjä 69 €/kk, Field-kenttäkäyttäjä 22 €/kk, vieraskäyttäjät 0 €, kaikki ominaisuudet mukana. 14 päivän kokeilu on ilmainen — veloitus alkaa vasta sen jälkeen.
Onko työajanseuranta pakollista?
Työaikalaki velvoittaa työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa jokaisesta työntekijästä: tehdyt tunnit, lepoajat ja korvaukset. Kirjanpito on säilytettävä ja näytettävä pyydettäessä työsuojeluviranomaiselle.
Toimiiko leimaus ilman nettiyhteyttä?
Leimaus tehdään puhelimella kahdella napautuksella. Kirjaus kiinnittyy oikeaan kohteeseen, jolloin tunti päätyy myös laskulle eikä jää laskuttamatta.
Näkeekö työntekijä omat tuntinsa ja saldonsa?
Näkee. Työntekijä näkee omat tuntinsa, saldonsa ja ylityönsä itse. Tämä on käyttöönoton kannalta ratkaisevaa: kun tunnit eivät katoa näkyvistä, niitä myös kirjataan.
Saako tunneista palkka-aineiston?
Saa. Palkka-aineisto muodostuu hyväksytyistä tunneista, joten esihenkilön ei tarvitse koota sitä käsin Exceliin.
Sopiiko työajanseuranta muillekin kuin rakennusalalle?
Sopii. Se on rakennettu liikkuvaan työhön laajasti: LVI- ja sähköasennus, siivous, kiinteistöhuolto, kotipalvelut sekä ravintola- ja tapahtuma-ala.
Mitä työaikakirjanpitoon pitää merkitä?
Vähintään säännöllinen työaika, lisätyö, ylityö sekä sunnuntai- ja yötyö erikseen, lepoajat ja maksetut korvaukset. Kirjanpito on säilytettävä ja näytettävä pyydettäessä työsuojeluviranomaiselle ja luottamusmiehelle. Tarkat korvausperusteet tulevat oman alan työehtosopimuksesta.
Näkyvätkö poissaolot ja lomat samassa järjestelmässä?
Näkyvät. Lomat, sairauspoissaolot ja palkattomat vapaat ovat samassa kirjanpidossa kuin tehdyt tunnit. Erillinen lomalista tarkoittaisi käytännössä kahta eri totuutta.
Miten liukuvan työajan saldoa seurataan?
Työntekijä näkee plus- ja miinustunnit reaaliajassa, ja järjestelmä huomauttaa kun liukumaraja lähestyy. Epäselvä saldo on yleisin syy siihen, että työajanseurantaa aletaan kiertää.
Miten käyttöönotto kannattaa tehdä?
Aloita yhdestä työmaasta tai tiimistä viikoksi, lopeta vanha paperilista samana päivänä kun sovellus otetaan käyttöön, ja näytä työntekijälle konkreettinen hyöty: oma saldo, omat ylityöt ja oikea palkka.
Kokeile itse — päätä sitten
14 päivän ilmainen kokeilu — veloitus vasta kokeilun jälkeen, tai avoin demo ilman rekisteröitymistä.
Katso myös: Projektinhallinta · Laskutus · Kenttätyön ohjaus · Raslak Hub — kaikki ominaisuudet
Lue myös: ajanvarausjärjestelmä palveluyritykselle.