Työajanseuranta ja mobiili kellokortti yritykselle
Tuntilappujen kerääminen kuun lopussa on turhaa työtä. Raslak Hubissa työntekijä leimaa tunnit puhelimella kahdella napautuksella — ja yrittäjä näkee tunnit, ylityöt ja palkka-aineiston valmiina.
Kokeile 14 päivää ilmaiseksiKatso demo ilman rekisteröintiä
Miksi työajanseuranta kaatuu yleensä käyttäjiin
Useimmat työajanseurannat on suunniteltu hallinnolle, ei tekijälle. Jos kirjaus vaatii tietokoneen, salasanalappuja ja viisi valikkoa, tunnit jäävät kirjaamatta ja illat kuluvat niiden metsästämiseen.
Hub kääntää asetelman: leimaus on työntekijälle kahden napautuksen juttu puhelimessa — sisään töihin tullessa, ulos lähtiessä. Työ tai projekti voidaan kohdistaa myöhemmin, koska tärkeintä on että tunnit tulevat talteen.
Työajanseurannan kellokortti ja tuntiraportit
- Leimaus puhelimella — sisään ja ulos kahdella napautuksella, toimii työmaalla, autossa ja toimistolla
- Vapaa sisäänleimaus — tunnit talteen ilman projektin valintaa — kohdistus onnistuu jälkikäteen, myös monelle riville kerralla
- Saldot ja ylityöt — liukumasaldo ja ylityöt kertyvät automaattisesti, työntekijä näkee omansa itse
- Hyväksyntä — esihenkilö hyväksyy tunnit yhdellä silmäyksellä, poikkeamat erottuvat heti
- Palkka-aineisto — hyväksytyt tunnit CSV-vientinä palkanlaskentaan
- Poissaolot ja kalenteri — lomat ja poissaolot samassa näkymässä kuukausikalenterina
Tutustu kokonaisuuteen ja valinnaisiin lisäosiin: katso koko Raslak Hub.
Vanha tapa vai Hub
| Ilman järjestelmää | Raslak Hub | |
|---|---|---|
| Tuntien keruu | Tuntilaput ja WhatsApp-viestit kuun lopussa | Tunnit valmiina reaaliajassa |
| Työntekijän kynnys | Lomake tietokoneella, jää täyttämättä | Kaksi napautusta puhelimella |
| Palkanlaskenta | Excel-koonti käsin | CSV-vienti yhdellä napilla |
| Ylityöt ja saldot | Kukaan ei tiedä varmasti | Kertyvät automaattisesti |
Työaikakirjanpito ja yrityksen vastuut
Selvitä yritykseesi sovellettava työaikalaki, työehtosopimus ja kirjauskäytäntö. Työajan kirjaaminen, palkan perusteet ja asiakkaalta laskutettava työ ovat eri käyttötarkoituksia. Ohjelmiston käyttöönotto ei yksin varmista velvoitteiden täyttymistä.
Tarkista ajantasaiset vaatimukset työaikalaista ja sovi palkanlaskijan kanssa tarvittavat erittelyt sekä säilytys.
Miksi työajanseuranta epäonnistuu — ja miten se korjataan
Työajanseurannan käyttöönotto kaatuu harvoin tekniikkaan. Se kaatuu näihin:
- Leimaus on liian työlästä. Jos kirjaus vaatii enemmän kuin kaksi napautusta, se tehdään illalla muistista. Silloin tunnit ovat arvioita, eivät mittauksia.
- Järjestelmä vaatii tietokoneen. Kenttätyössä tietokonetta ei ole. Puhelin on.
- Työntekijä ei näe omaa saldoaan. Kun tunnit katoavat mustaan laatikkoon, luottamus katoaa ja kirjaaminen lakkaa.
- Esihenkilö joutuu kokoamaan tiedot käsin. Jos hyväksyntä ja palkka-aineisto vaativat Excel-vaiheen, hyöty syödään takaisin.
Raslak Hubissa leimaus on kaksi napautusta puhelimessa, työntekijä näkee saldonsa ja ylityönsä itse, ja esihenkilö hyväksyy tunnit yhdellä silmäyksellä. Palkka-aineisto syntyy suoraan hyväksytyistä tunneista.
Mitä työajanseurannasta saa irti
| Ilman seurantaa | Seurannan kanssa |
|---|---|
| Tunnit kerätään kuun lopussa viesteistä | Tunti kirjautuu kun työ tehdään |
| Osa tunneista jää laskuttamatta | Tunti kiinnittyy kohteeseen ja päätyy laskulle |
| Ylityöt huomataan palkanmaksussa | Saldo ja ylityöt näkyvät reaaliajassa |
| Kate selviää jälkilaskennassa | Kate on luettavissa kesken projektin |
| Työaikakirjanpito on puutteellinen | Kirjaukset voidaan tarkistaa ja viedä |
Kenelle tämä sopii
Työajanseuranta on rakennettu liikkuvaan työhön: rakennus- ja remonttiyrityksille, LVI- ja sähköasennukseen, siivoukseen ja kiinteistöhuoltoon, kotipalveluihin sekä ravintola- ja tapahtuma-alalle. Yhteistä näille on se, ettei työntekijä istu näyttöpäätteen ääressä — ja juuri siksi leimauksen on toimittava puhelimella.
Katso myös rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä ja ajanvarausjärjestelmä palveluyritykselle.
Mitä tietoja omassa käytössä tarvitaan
Testaa omalla työpäivällä, löytyvätkö kirjauksista tekijä, päivä, tunnit ja oikea projekti. Selvitä palkanlaskijan kanssa, miten säännöllinen työaika, lisä- ja ylityö sekä korvaukset käsitellään sovellettavien sääntöjen mukaan. Tarkista myös hyväksyntä, korjaaminen, vienti ja tietojen säilyttäminen.
Saldot, liukumat ja poissaolot
Pelkkä tuntien summa ei riitä arjessa. Kolme asiaa ratkaisee sen, luottaako porukka järjestelmään:
- Saldo on aina ajan tasalla. Kun työntekijä näkee plus- ja miinustunnit reaaliajassa, niistä ei tule riitaa palkkapäivänä. Epäselvä saldo on yleisin syy siihen, että työajanseurantaa aletaan kiertää.
- Liukuma pysyy rajoissa. Liukuvassa työajassa kertymälle on rajat. Järjestelmän kuuluu kertoa raja lähestyessä, ei sen jälkeen kun se on ylitetty.
- Poissaolot samassa näkymässä. Lomat, sairauspoissaolot ja palkattomat vapaat kuuluvat samaan kirjanpitoon kuin tehdyt tunnit. Erillinen lomalista tarkoittaa käytännössä kahta eri totuutta.
Miten paperista siirrytään ilman kapinaa
Työajanseurannan käyttöönotto epäonnistuu useimmiten sosiaalisesti, ei teknisesti. Nämä neljä asiaa ratkaisevat:
- Kerro miksi. Jos syyksi jää "johto haluaa seurata", vastarinta on ansaittua. Oikea syy on että tunnit tulevat maksetuksi oikein ja laskutetuksi kokonaan.
- Aloita yhdestä kohteesta. Yksi työmaa tai tiimi viikoksi. Ongelmat löytyvät pienessä mittakaavassa ja korjautuvat ennen laajennusta.
- Älä pyydä kirjaamaan kahdesti. Jos paperilista jää rinnalle, sovellus jää käyttämättä. Vanha tapa pitää lopettaa samana päivänä kun uusi alkaa.
- Näytä hyöty työntekijälle. Oma saldo, omat ylityöt ja oikea palkka ovat konkreettisia. Ne saavat kirjaamaan.
Katso myös laskutus ja kenttätyön ohjaus.
Mobiilin työajanseurannan kokeilu kenttätyössä
Valitse kokeiluun työpäivä, jonka aikana käydään kahdessa asiakaskohteessa. Selvitä, miten työaika kohdistetaan projekteille ja miten unohtunut kirjaus korjataan. Tuntikirjauksen käytettävyys puhelimella on olennaista silloin, kun työt tehdään asiakkaan luona.
Sovi tiimissä kirjauskäytäntö: kuka tarkistaa tunnit, milloin tarkistus tehdään ja mitä tietoja laskuttaja tarvitsee. Työaikaraporttia, asiakaslaskun tunteja ja palkanlaskennan aineistoa kannattaa arvioida niiden omien käyttötarkoitusten perusteella. Tarvittavat siirtotavat selvitetään käyttöönotossa.
Tutustu demoon ja vertaa tuntien yhteyttä projekteihin sekä laskutukseen. Näin näet, palveleeko kokonaisuus työntekijää ja toimistoa samalla tiedolla.
Usein kysyttyä
Kuinka nopeasti työntekijä oppii leimaamisen?
Minuuteissa. Leimaus on kaksi napautusta puhelimella eikä vaadi koulutusta. Jos työntekijä osaa käyttää WhatsAppia, hän osaa käyttää Hubin kellokorttia.
Pitääkö projekti valita ennen leimaamista?
Ei. Hubissa voi leimata sisään ilman työtä tai projektia — pelkät tunnit ovat tärkeintä. Työt kohdistetaan projekteille myöhemmin, tarvittaessa monta kirjausta kerralla.
Miten tunnit siirtyvät palkanlaskentaan?
Hyväksytyt tunnit viedään CSV-tiedostona palkanlaskentaan tai tilitoimistolle. Erittelyssä näkyvät normaalitunnit, ylityöt ja poissaolot.
Toimiiko työajanseuranta ilman nettiyhteyttä työmaalla?
Testaa yhteyden katkeaminen ja palautuminen omalla puhelimella kokeilun aikana. Tarkista kirjauksen tallentuminen palvelimelle ennen kuin luotat siihen laskutuksessa tai palkka-aineistossa.
Paljonko työajanseuranta maksaa?
Full-käyttäjä 69 €/kk, Field-kenttäkäyttäjä 22 €/kk ja Guest-vieraskäyttäjä 0 €. Hinnat alv 0 %. Valinnaiset lisäosat hinnoitellaan erikseen. 14 päivän kokeilu ei vaadi maksukorttia. Maksullinen käyttö alkaa vain erillisellä tilauksella.
Onko työajanseuranta pakollista?
Työaikakirjanpidon velvollisuudet määräytyvät sovellettavan lainsäädännön ja työaikajärjestelyn perusteella. Tarkista yrityksesi tilanne ajantasaisesta työaikalaista ja palkanlaskijan kanssa. Hubin kokeilu ei korvaa tätä tarkistusta.
Toimiiko leimaus ilman nettiyhteyttä?
Testaa yhteyden katkeaminen ja palautuminen omalla puhelimella kokeilun aikana. Tarkista kirjauksen tallentuminen palvelimelle ennen kuin luotat siihen laskutuksessa tai palkka-aineistossa.
Näkeekö työntekijä omat tuntinsa ja saldonsa?
Näkee. Työntekijä näkee omat tuntinsa, saldonsa ja ylityönsä itse. Tämä on käyttöönoton kannalta ratkaisevaa: kun tunnit eivät katoa näkyvistä, niitä myös kirjataan.
Saako tunneista palkka-aineiston?
Saa. Palkka-aineisto muodostuu hyväksytyistä tunneista, joten esihenkilön ei tarvitse koota sitä käsin Exceliin.
Sopiiko työajanseuranta muillekin kuin rakennusalalle?
Sopii. Se on rakennettu liikkuvaan työhön laajasti: LVI- ja sähköasennus, siivous, kiinteistöhuolto, kotipalvelut sekä ravintola- ja tapahtuma-ala.
Mitä työaikakirjanpitoon pitää merkitä?
Tarkista sovellettavan työaikajärjestelyn vaatimat työtuntien ja korvausten erittelyt työaikalain 32 §:stä sekä oman alasi työehtosopimuksesta. Sovi palkanlaskijan kanssa, miten tiedot kirjataan, hyväksytään ja säilytetään.
Näkyvätkö poissaolot ja lomat samassa järjestelmässä?
Näkyvät. Lomat, sairauspoissaolot ja palkattomat vapaat ovat samassa kirjanpidossa kuin tehdyt tunnit. Erillinen lomalista tarkoittaisi käytännössä kahta eri totuutta.
Miten liukuvan työajan saldoa seurataan?
Työntekijä näkee plus- ja miinustunnit reaaliajassa, ja järjestelmä huomauttaa kun liukumaraja lähestyy. Epäselvä saldo on yleisin syy siihen, että työajanseurantaa aletaan kiertää.
Miten käyttöönotto kannattaa tehdä?
Aloita yhdestä työmaasta tai tiimistä viikoksi, lopeta vanha paperilista samana päivänä kun sovellus otetaan käyttöön, ja näytä työntekijälle konkreettinen hyöty: oma saldo, omat ylityöt ja oikea palkka.
Lue myös: Työajanseuranta rakennusalalla ilman lappuja · Kiinteistöhuolto: huoltokierrokset, viat ja laskutus · Siivousyritys: kohteet, tunnit ja laskutus yhdessä näkymässä
Kokeile itse — päätä sitten
14 päivän kokeilu ilman maksukorttia. Maksullinen käyttö alkaa vain erillisellä tilauksella. Avoin demo toimii ilman rekisteröitymistä.
Katso myös: Projektinhallinta · Laskutus · Kenttätyön ohjaus · Raslak Hub — kaikki ominaisuudet
Lue myös: ajanvarausjärjestelmä palveluyritykselle.