Työaikakirjanpito sovelluksella: tunnit talteen, hyväksyttynä ja palkanlaskentaan

Työaikalaki (872/2019) velvoittaa työnantajan kirjaamaan jokaisen työntekijän tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset. Kirjanpito pitää näyttää pyydettäessä työntekijälle, työsuojeluviranomaiselle ja luottamushenkilölle, ja se on säilytettävä vähintään kaksi vuotta.

Julkaistu 2026-10-01

Miksi lappu ja Excel eivät riitä

Palveluyrityksessä tunnit kerätään usein viestillä tai lomakkeella viikon lopussa. Muistinvaraiset tunnit pyöristyvät, kohde unohtuu ja ylityöt selvitetään jälkikäteen. Kun sama tieto tarvitaan sekä palkkaan että asiakkaan laskulle, se kirjoitetaan kahteen kertaan.

Taulukosta on myös hankala vastata yksinkertaisiin kysymyksiin nopeasti. Montako tuntia yhdelle asiakkaalle on tehty tässä kuussa? Kuka teki ylitöitä viime viikolla? Mitkä tunnit on jo laskutettu? Jokainen vastaus vaatii useamman tiedoston avaamista.

Miten työaikakirjanpito hoituu Raslak Hubissa

• Työntekijä leimaa itsensä sisään ja ulos puhelimella. Leimaus voidaan kohdistaa projektille tai kohteelle, ja sijainti voidaan tallentaa leimauksen yhteydessä.
• Unohtuneen leimauksen voi lisätä käsin.
• Työnjohto hyväksyy tunnit ennen laskutusta. Hyväksynnän voi myös perua, jos jokin pitää korjata.
• Asiakas voi tarvittaessa hyväksyä hänen kohteelleen kirjatut tunnit omassa portaalissaan.
• Viikko- ja kuukausiyhteenvedot syntyvät kirjauksista. Tunnit viedään CSV-tiedostona, jossa ovat päivä, kohde, aloitus, lopetus, tauko, tunnit, ylityö ja sijainti.
• Palkkajakso kootaan tunneista, lukitaan ja viedään palkanlaskentaan.

Samoja tunteja käytetään laskulla: laskutusnäkymän Laskuta tunnit -toiminto kokoaa kirjatut tunnit laskuriveiksi, joten mitään ei kirjoiteta toiseen kertaan.

Mitä tämä muuttaa arjessa

Työntekijän ei tarvitse muistaa viikon tunteja perjantaina, ja työnjohto näkee kertymän päivän aikana. Kun työsuojelutarkastaja tai työntekijä pyytää työaikakirjanpitoa, se on yhdessä paikassa. Hub on tehty palveluyrityksen omassa arjessa, ja Rax-avustajalta voi kysyä esimerkiksi viikon tunnit projekteittain.

Myös keskustelu asiakkaan kanssa muuttuu. Kun asiakas kysyy laskun tunneista, voit näyttää, mitä hänen kohteelleen on kirjattu, milloin ja kuka tunnit hyväksyi. Erimielisyys tunneista ratkeaa katsomalla kirjausta, ei vertaamalla muistikuvia.

Aloita ensi viikon tunneista

Kokeile Hubia 14 päivää ilman maksukorttia: kutsu työntekijät, anna heidän leimata viikko ja katso, kuinka paljon kokoamista jää pois.

Usein kysyttyä

Raslak Hubissa: Työajanseuranta ja mobiili kellokortti · Laskutusohjelma · Kenttätyön ohjaus · Kaikki artikkelit