Sähköinen työmääräin: pyynnöstä laskulle ilman paperia

Työmääräin on palveluyrityksen arjen perusasiakirja: mitä tehdään, kenelle, missä ja kuka tekee. Paperilla tai sähköpostiketjussa se toimii, kunnes töitä on useampi päivässä ja tieto pitää siirtää kentältä toimistoon ja sieltä laskulle.

Julkaistu 2026-10-01

Missä paperinen työmääräin hajoaa

Tyypillinen ketju menee näin: asiakas soittaa, joku kirjaa pyynnön muistiin, tekijä saa tiedon tekstiviestillä ja kertoo illalla mitä tehtiin. Laskuttaja kokoaa tiedot vasta viikon päästä. Jokaisessa välissä jotain voi pudota pois.

Toinen kipupiste on hinta. Jos asiakas ei ole hyväksynyt arviota ennen työtä, laskun kohdalla alkaa selvittely. Lisätyö, joka sovittiin suullisesti, jää helposti kokonaan laskuttamatta.

Kolmas ongelma on näkyvyys. Kun asiakas soittaa ja kysyy työn tilannetta, toimiston pitää ensin soittaa tekijälle. Se vie aikaa molemmista päistä ja antaa asiakkaalle kuvan, ettei kukaan oikein tiedä, missä mennään.

Miten työmääräin kulkee Raslak Hubissa

• Asiakas jättää pyynnön omassa asiakasportaalissaan, tai kirjaat sen itse. Pyynnön tyypit, kuten huolto, vika, lisätyö tai takuu, määrität itse.
• Annat pyynnölle kiireellisyyden ja osoitat sen tekijälle. Tekijä näkee hänelle osoitetut työt puhelimellaan.
• Voit asettaa hinta-arvion, jonka asiakas hyväksyy tai hylkää portaalissa ennen kuin työ alkaa. Päätös jää talteen pyynnön historiaan.
• Tekijä päivittää tilan (vastaanotettu, työn alla, odottaa, ratkaistu) ja kirjaa tehdyn työn kuvauksen. Kommentit kulkevat samassa ketjussa.
• Valmis työ siirretään laskulle yhdellä toiminnolla, ja järjestelmä estää saman pyynnön laskuttamisen kahdesti.

Tekijä voi lähettää asiakkaalle sähköpostilla ilmoituksen siitä, että hän on matkalla kohteeseen. Se vähentää soittoja, joissa kysytään milloin joku tulee paikalle.

Kenelle tämä sopii

Sähköinen työmääräin hyödyttää yrityksiä, joilla on paljon lyhyitä käyntejä: kiinteistöhuolto, siivous, asennus- ja huoltoliikkeet, IT-tuki ja viherhoito. Hub on rakennettu palveluyrityksen omassa arjessa, ja tekoäly on ollut mukana alusta asti, ei jälkikäteen lisättynä. Rax-avustajalta voi kysyä esimerkiksi, mitkä pyynnöt ovat vielä avoinna.

Kaikkea ei tarvitse muuttaa kerralla. Voit aloittaa siirtämällä vain saapuvat pyynnöt Hubiin ja pitää muun rutiinin ennallaan ensimmäiset viikot. Kun pyynnöt, hyväksynnät ja laskutus kulkevat yhden paikan kautta, seuraava askel on yleensä työajan kirjaaminen samoille töille.

Kokeile omilla töilläsi

Hyvä tapa arvioida on viedä Hubiin yhden viikon pyynnöt ja katsoa, kulkeeko tieto ilman välikäsiä. Kokeilu kestää 14 päivää eikä vaadi maksukorttia.

Usein kysyttyä

Raslak Hubissa: Kenttätyön ohjaus · Asiakasportaali · Laskutusohjelma · Kaikki artikkelit