Sähköinen allekirjoitus kentällä, työmääräykset ja tarkastukset kuittiin mobiilisti

Kiinteistöhuollossa ja rakentamisessa törmää yhä useammin tilanteeseen, jossa asiakas haluaa kuitata valmistuneen työn heti paikan päällä eikä odottaa postissa tai sähköpostissa kiertävää paperia. Kun allekirjoitus tapahtuu tabletilla tai puhelimella suoraan kentällä, dokumentaatio on tallessa saman tien eikä kadonneita kuittauslappuja tarvitse metsästää jälkikäteen.

Julkaistu 2026-10-06

Paperinen kuittauskierros hidastaa arkea

Kun huoltomies sulkee kohteen ja asiakas toteaa työn tehdyksi, hetki on lyhyt. Jos kuittaus vaatii tulostettua lomaketta, sen skannaamista ja sähköpostiviestiä, prosessi venyy päiviksi, ja lasku odottaa perässä.

Rakennustyömaalla tarkastuspöytäkirja voi kiertää useita osapuolia ennen kuin hyväksyntä on virallinen. Jokainen ylimääräinen vaihe on mahdollisuus virheelle, katoamiselle tai viivästymiselle.

Kiinteistöhuollossa asiakkaan luottamus rakentuu pitkälti siihen, että hän tietää mitä on tehty ja milloin. Selkeä, välitön kuittaus kentällä on osa tätä luottamusta.

Mobiilisigneeraus osana kenttälomaketta

Raslak Hubissa kenttälomakkeet ja tarkastusraportit on suunniteltu mobiilisigneerausta silmällä pitäen. Kun työ on valmis, tekijä avaa työmääräyksen puhelimellaan tai tabletillaan ja pyytää asiakasta kuittaamaan suoraan näyttöön.

Allekirjoitus tallentuu dokumentille ja siirtyy suoraan projektille, ei erillistä skannausta, ei sähköpostiketjua. Tarkastuspöytäkirja, asiakashyväksyntä tai työn vastaanotto on siten välittömästi osa kohteen dokumentaatiota.

Sama toiminto sopii myös tilanteisiin, joissa useampi osapuoli hyväksyy saman dokumentin: esimerkiksi urakkatarkastuksessa tilaajan edustaja kuittaa lomakkeen kentällä ennen kuin se arkistoituu projektille.

Tarkastuspöytäkirja rakennustyömaalla

Rakennustyömaalla tarkastuksia tehdään säännöllisesti: runkovaihe, vesikatto, talotekniikka. Jokaisesta syntyy pöytäkirja, joka pitää hyväksyttää asianomaisilla ennen seuraavaa vaihetta.

Kun tarkastaja täyttää lomakkeen Hubissa ja tilaaja allekirjoittaa tabletin näyttöön, pöytäkirja on valmis ja arkistoitu saman käynnin aikana. Työmaa voi edetä ilman odottelua.

Poikkeamat ja huomiot kirjataan samaan dokumenttiin kuvien kanssa. Allekirjoitettu pöytäkirja kuvaliitteineen on tarvittaessa käytettävissä takuuasioissa tai viranomaisten tarkastuksessa.

Huoltokäynti kiinteistössä, vastaanotto heti

Kiinteistöhuollon käynnillä asiakas tai taloyhtiön edustaja haluaa usein tietää mitä tehtiin ja hyväksyä työn ennen kuin huoltomies poistuu. Tabletilla näytettävä työmääräys kertoo tehdyt toimenpiteet, käytetyt materiaalit ja kirjatut kuvat.

Kuittaus samalla käynnillä tarkoittaa, että laskutusperuste on kunnossa heti. Asiakkaan allekirjoitus on todiste siitä, että työ on vastaanotettu hyväksytysti, mikä vähentää jälkikäteisiä erimielisyyksiä.

Jos käynnillä havaitaan lisätyötarve, esimerkiksi vesivahinko tai viallinen laite, se kirjataan kuvalla samaan dokumenttiin ennen kuin allekirjoitus annetaan. Asiakas näkee tilanteen ja päättää jatkosta heti.

Dokumentaatio suoraan projektille

Allekirjoitettu dokumentti ei jää tekijän puhelimeen tai sähköpostilaatikkoon. Se tallentuu suoraan kyseiselle projektille tai kohteelle Hubissa, josta se löytyy myöhemminkin ilman etsimistä.

Tämä on tärkeää erityisesti kohteissa, joissa käy useita tekijöitä eri käynneillä. Kaikki tarkastukset, kuittaukset ja hyväksynnät löytyvät yhdestä paikasta aikajärjestyksessä.

Kun lasku on aika lähettää, dokumentaatio on valmiina taustalla. Asiakkaan kysyessä mistä lasku koostuu, vastaus löytyy allekirjoitetuista dokumenteista, ei muistinvaraisesta selittelystä.

Aloitus kentällä samana päivänä

Raslak Hub maksaa 69 euroa kuukaudessa pääkäyttäjälle ja 22 euroa jokaiselta lisäkäyttäjältä. Kokeilu on 14 päivää, eikä käyttöönotto vaadi konsulttia: lisäät kohteet, kutsut tekijät ja kirjaat ensimmäisen käynnin samana päivänä.

Ei käyttöönottomaksua, ei sitoutumista. Kokeile omalla kohteellasi tai ota yhteyttä, jos haluat katsoa miten sähköinen allekirjoitus sopii juuri teidän työvirtaanne.

Usein kysyttyä

Lue myös: Siivousyritys · AI-natiivi · Kaikki artikkelit