GDPR ja tietoturva pilvipalvelussa – missä yrityksesi data sijaitsee?

Kun rakennus- tai kiinteistöhuoltoyritys ottaa käyttöön pilvipalvelun, yksi ensimmäisistä kysymyksistä on se, minne asiakastiedot, sopimukset ja kenttäraportit oikeastaan päätyvät. Kysymys on aiheellinen: kenttätyössä syntyy jatkuvasti arkaluonteista tietoa kohteista, asiakkaista ja tehdyistä töistä. Raslak Hub on eurooppalainen SaaS-palvelu, ja sen data käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Julkaistu 2026-09-28

Data pysyy EU-alueella

Raslak Hubissa asiakastiedot, sopimukset ja kenttäraportointi tallennetaan ja käsitellään EU-alueella. Tämä koskee kaikkea: huoltokäyntien muistiinpanoja, laskutustietoja ja kohteella otettuja kuvia.

Kiinteistöhuollossa ja rakentamisessa kohdetiedot voivat sisältää arkaluonteisia tietoja tiloista, avainten sijainneista tai asiakkaiden yhteystiedoista. Kun data ei kulje EU:n ulkopuolelle, GDPR-vaatimusten täyttäminen on selkeämpää.

Roolipohjaiset käyttöoikeudet käytännössä

Roolipohjaiset käyttöoikeudet tarkoittavat, että yritys itse päättää, kenellä on pääsy mihinkin tietoon. Kentällä työskentelevä asentaja näkee omat kohteensa ja tehtävänsä, mutta ei esimerkiksi kaikkia sopimustietoja tai muiden asiakkaiden tietoja.

Työnjohtaja voi puolestaan seurata kaikkien kohteiden tilannetta ja kirjata poikkeamia. Kun yritys kasvaa ja uusia tekijöitä tulee mukaan, kullekin voidaan myöntää juuri se käyttöoikeustaso, joka vastaa heidän työnkuvaansa.

Käytännössä tämä näkyy esimerkiksi niin, että huoltoliikkeessä alihankkijalla on pääsy vain omaan kohteeseen, eikä hän näe päämiehen koko asiakasrekisteriä. Tietojen hallinta pysyy yrityksellä itsellään.

Salatut yhteydet kentällä ja toimistossa

Raslak Hub käyttää salattuja yhteyksiä niin toimistolla kuin kentälläkin. Asentaja kirjaa huoltokäynnin tiedot puhelimella, ja tiedot siirtyvät palveluun suojattua yhteyttä pitkin.

Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun työtä tehdään asiakkaan tiloissa ja verkon yli liikkuu tietoja kohteesta, tehdyistä töistä tai asiakkaasta. Salattu yhteys suojaa tiedonsiirtoa myös julkisissa verkoissa.

Kenttätyön dokumentit ja raportointi tietoturvallisesti

Kiinteistöhuollossa ja rakentamisessa dokumentointi on iso osa työtä: tarkastusraportit, huoltopöytäkirjat, kuittaukset ja valokuvat kohteelta. Kaikki nämä syntyvät kenttätyössä ja sisältävät usein asiakkaaseen tai kohteeseen liittyvää tietoa.

Kun dokumentit tallennetaan suoraan Hubiin puhelimelta, ne eivät kulje sähköpostissa tai jää tekijän puhelimen kuvagalleriaan. Tiedot pysyvät siellä, minne ne kuuluvat: yrityksen omassa järjestelmässä EU-alueella.

Raportti syntyy samasta paikasta kuin työtilaus ja lasku. Tekijä kirjaa käynnin, liittää kuvat ja kuittaa tehtävän tehdyksi – ja kaikki tieto jää tallelle oikeaan kohteeseen.

Käsittelysopimus ja GDPR-vaatimustenmukaisuus

GDPR edellyttää, että yritys solmii henkilötietoja käsittelevän palveluntarjoajan kanssa käsittelysopimuksen (DPA). Tarkemmista käsittelysopimuksista ja mahdollisista tietoturvasertifikaateista saa lisätietoa ottamalla yhteyttä Raslakiin.

Monessa yrityksessä GDPR-vaatimusten selvittäminen tuntuu työläältä. Käytännössä kyse on kuitenkin selkeistä peruskysymyksistä: missä data on, kuka siihen pääsee ja miten siirto on suojattu. Nämä kolme asiaa on hyvä tarkistaa minkä tahansa pilvipalvelun kohdalla.

Kokeile ennen päätöstä

Raslak Hubissa on 14 päivän maksuton kokeilu ilman sitoutumista tai käyttöönottomaksua. Kokeilun aikana näet käytännössä, miten käyttöoikeudet toimivat ja miten kenttätieto tallentuu järjestelmään.

Jos GDPR-vaatimustenmukaisuus tai käsittelysopimus on ostopäätöksessä tärkeä tekijä, ota yhteyttä ennen kokeilua – niin saat vastaukset suoraan ennen kuin aloitat.

Usein kysyttyä

Lue myös: Siivousyritys · AI-natiivi · Kaikki artikkelit