Tuntikirjaussovellus ja kellokortti

Tuntien kerääminen kuukauden lopussa viesteistä ja muistista tuottaa arvioita, ei mittauksia. Ja arvioista häviää aina tunteja — omaan haitaksi. Tuntikirjaussovellus tekee kirjauksen silloin kun työ tehdään, kohteelta, puhelimella.

Avaa Kellokortti

Mitä työaikakirjanpitoon on merkittävä

Työaikalaki velvoittaa työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa jokaisesta työntekijästä. Siitä on käytävä ilmi eriteltynä ainakin:

Kirjanpito on säilytettävä ja näytettävä pyydettäessä työsuojeluviranomaiselle ja luottamusmiehelle, ja työntekijällä on oikeus nähdä omat kirjauksensa. Tarkat korvausperusteet tulevat oman alan työehtosopimuksesta, joten se kannattaa tarkistaa rinnalla.

Mitä hyvältä tuntikirjaukselta vaaditaan

• Kaksi napautusta. Jos leimaus vie enemmän, se tehdään illalla muistista — ja silloin luvut ovat arvioita.
• Toimii puhelimella. Kenttätyössä ei ole tietokonetta. Puhelin on.
• Tunti kiinnittyy kohteeseen. Tunti ilman kohdetta on tunti joka jää laskuttamatta.
• Työntekijä näkee oman saldonsa. Kun tunnit katoavat näkyvistä, kirjaaminen loppuu ja luottamus menee.
• Palkka-aineisto syntyy itsestään. Jos esihenkilö kokoaa sen Excelissä, hyöty syödään takaisin.

Kellokortti vai koko toiminnanohjaus

Kellokortti ratkaisee yhden asian: leimauksen ja tuntilapun. Se riittää, jos tarvitset vain tunnit talteen.

Raslak Hubin työajanseuranta on osa kokonaisuutta: tunnit kiinnittyvät kohteeseen, siirtyvät laskulle, ja kohteen kate on luettavissa kesken projektin. Jos siirrät tunteja käsin kirjauksesta laskulle, tarvitset todennäköisesti tätä.

Mobiilisovellus

Natiivit iOS- ja Android-sovellukset ovat tekeillä eivätkä vielä ladattavissa kaupoista. Selainversio toimii puhelimella nyt, ja sen voi lisätä kotinäytölle, jolloin se aukeaa kuin sovellus.

Paperilappu, Excel vai sovellus

Ero ei ole tekninen vaan ajallinen: mitä kauemmin kirjaamisen ja työn välillä on aikaa, sitä enemmän tunteja katoaa. Ja ne katoavat järjestelmällisesti samaan suuntaan — tekijän omaksi haitaksi, koska epävarmassa tilanteessa kirjataan varovasti.

Mitä leimaus maksaa jos sitä ei tehdä

Karkea laskelma: jos viisi työntekijää menettää keskimäärin puoli tuntia viikossa kirjaamattomia tai pyöristettyjä tunteja, se on kuukaudessa noin kymmenen tuntia. Vuositasolla se on yli sadan tunnin verran työtä, joka on tehty mutta jota ei ole laskutettu. Tämä ei ole kenenkään vika — se on seuraus siitä että kirjaus tehdään muistista.

Yleisimmät ongelmat käyttöönotossa

• "Meillä ei ole nettiä työmaalla." Useimmiten on, mutta jos ei ole, kirjaus tehdään heti kun yhteys palaa — ei illalla muistista.
• "Työntekijät eivät osaa." Jos leimaus vaatii opettelua, se on suunniteltu väärin. Kahden napautuksen kirjaus ei vaadi koulutusta.
• "Tuntuu valvonnalta." Tämä on aiheellinen huoli ja siihen kannattaa vastata rehellisesti: kirjataan työaikaa, ei sijaintia jatkuvasti. Kerro mitä kerätään ja miksi.
• "Meillä on jo Excel." Excel toimii, kunnes joku unohtaa täyttää sen. Ero ei ole ominaisuuksissa vaan siinä milloin merkintä syntyy.

Poissaolot, lomat ja liukumat

Tehdyt tunnit ovat vain puolet kirjanpidosta. Lomat, sairauspoissaolot ja palkattomat vapaat kuuluvat samaan näkymään — muuten syntyy kaksi eri totuutta, joista kumpikaan ei täsmää palkanlaskennan kanssa. Liukuvassa työajassa kertymälle on lisäksi rajat, ja järjestelmän kuuluu huomauttaa niiden lähestymisestä etukäteen eikä vasta ylityksen jälkeen.

Mitä tietoja saa kerätä

Työajanseuranta käsittelee henkilötietoja, joten kannattaa tietää mitä kerätään ja miksi. Peruslinja on yksinkertainen: kerää se mikä on tarpeen työaikakirjanpitoon, ei enempää.

• Työaika ja kohde ovat kirjanpidon ydin — ne on kerättävä.
• Jatkuva sijaintiseuranta ei ole tarpeen työaikakirjanpitoon. Leimauksen yhteydessä tallennettava kohdetieto on eri asia kuin työntekijän liikkeiden seuraaminen.
• Kerro mitä kerätään. Henkilöstölle on syytä kertoa selkeästi mitä tallennetaan, kuinka kauan sitä säilytetään ja kuka sitä näkee. Tämä poistaa suurimman osan vastustuksesta.
• Työntekijä näkee omat tietonsa. Hänellä on oikeus nähdä omat kirjauksensa, ja käytännössä helpointa on että hän näkee ne itse sovelluksesta.

Työmaan henkilöluettelo ja veronumero

Yhteisellä rakennustyömaalla on pidettävä luetteloa siellä työskentelevistä, ja jokaisella on oltava veronumerorekisteriin merkitty veronumero näkyvissä kuvallisessa tunnisteessa. Käytännössä tämä tarkoittaa kahta rinnakkaista velvoitetta: kuka on työmaalla ja kuinka kauan hän teki työtä. Kun molemmat ovat samassa järjestelmässä, tiedot eivät ole kahdessa paikassa eri sisältöisinä — mikä on tarkastustilanteessa se mikä ratkaisee.

Alakohtaiset erot

Miten valita tuntikirjaussovellus

1. Kokeile itse työmaalla, älä toimistossa. Sovellus joka tuntuu sujuvalta pöydän ääressä voi olla mahdoton kylmässä ja hanskat kädessä.
2. Anna yhden työntekijän kokeilla viikko. Hänen mielipiteensä ennustaa käyttöönoton onnistumista paremmin kuin ominaisuuslista.
3. Katso mitä tapahtuu kuun lopussa. Jos palkka-aineisto vaatii käsityötä, hyöty katoaa siihen.
4. Tarkista pääseekö tiedoista ulos. Omat tunnit pitää saada siirrettyä pois, jos vaihdat järjestelmää.
5. Älä osta sitoutumista. Vuosisopimus tekee väärästä valinnasta kalliin.

Lisätyö, ylityö ja liukuma — mikä on mikä

Nämä kolme sekoitetaan usein keskenään, ja sekaannus näkyy suoraan palkassa:

Jos kaikki kolme päätyvät samaan lukuun, palkanlaskenta joutuu arvaamaan. Siksi kirjauksen pitää erotella ne jo syntyhetkellä, ei jälkikäteen.

Kun leimaus unohtuu

Se unohtuu joskus kaikilta, ja järjestelmän arvo mitataan juuri siinä. Toimiva malli on yksinkertainen:

1. Työntekijä korjaa itse. Puuttuva tai virheellinen kirjaus on voitava korjata jälkikäteen — muuten korjaus tehdään suullisesti eikä se päädy mihinkään.
2. Korjaus jättää jäljen. Alkuperäinen ja korjattu arvo säilyvät molemmat. Tämä suojaa molempia osapuolia.
3. Esihenkilö hyväksyy. Hyväksyntä on se hetki jolloin tunneista tulee palkka-aineistoa.

Järjestelmä joka ei salli korjausta lainkaan johtaa siihen, että rinnalle syntyy epävirallinen lista — ja silloin ollaan lähtöruudussa.

Tuntipalkka vai urakka

Urakkatyössä kysytään usein miksi tunteja pitäisi kirjata, kun palkka ei niistä riipu. Syitä on kaksi, ja molemmat ovat yrittäjän eikä työntekijän etu:

• Työaikakirjanpito on silti pakollinen. Velvoite ei poistu palkkausmuodon mukana.
• Ilman tunteja et tiedä urakkahinnan osuvuutta. Kun tunnit ovat tiedossa, seuraava vastaava urakka osataan hinnoitella oikein. Ilman niitä hinnoittelu perustuu muistikuvaan.

Tunneista laskuksi

Tuntikirjauksen suurin taloudellinen hyöty ei ole palkanlaskennassa vaan laskutuksessa. Kun tunti kirjautuu kohteelle, se on laskutettavissa sellaisenaan — kukaan ei joudu muistelemaan kuka teki mitä ja missä. Kohteen kate on samalla luettavissa kesken projektin, jolloin ylitykseen ehtii reagoida. Tämä on se kohta jossa pelkkä kellokortti ja toiminnanohjaukseen kytketty työajanseuranta eroavat toisistaan eniten.

Mitä tuntikirjaus maksaa

Erillisten työajanseurantaohjelmien hinnoittelu on Suomessa tyypillisesti käyttäjäkohtainen kuukausimaksu, ja useimmissa on lisäksi aloitusmaksu tai vähimmäislaskutus. Kannattaa laskea kokonaishinta koko porukalle eikä yhdelle käyttäjälle — ero on merkittävä jo kymmenen hengen yrityksessä.

Raslakin Kellokortti on maksullinen erillistyökalu leimaukseen ja tuntilappuun. Jos tarvitset tuntien lisäksi projektit, tarjoukset ja laskutuksen, Raslak Hub maksaa Full-käyttäjä 69 €/kk, Field-kenttäkäyttäjä 22 €/kk, vieraskäyttäjät 0 € ja sisältää työajanseurannan osana kokonaisuutta — erillistä moduulimaksua ei ole. Kokeilun voi tehdä 14 päivää ilmaiseksi ilman korttia.

Vertailussa kannattaa katsoa kolmea asiaa: sisältyykö palkka-aineiston muodostus hintaan, veloitetaanko passiivisista käyttäjistä, ja onko sopimusaikaa. Nämä kolme selittävät useimmat yllätykset laskulla.

Usein kysyttyä