Toiminnanohjaus siivous- ja kiinteistöpalveluihin
Siivous- ja kiinteistöpalveluissa työ ei ole yksi iso urakka vaan kymmeniä pieniä käyntejä eri osoitteissa, viikosta toiseen. Raslak Hub pitää kirjaa siitä, mitä missäkin kohteessa on sovittu, kuka siellä kävi, kuinka kauan ja mitä siitä laskutetaan. Kaikki samassa näkymässä, myös puhelimessa.
Kokeile 14 päivää ilmaiseksiKatso demo ilman rekisteröintiä
Kun kohteita on kolmekymmentä, muistiin ei voi luottaa
Yhden kohteen hoitaa päässään. Kolmenkymmenen ei. Kun sopimuksia kertyy, tieto alkaa hajota: avainkoodit ovat yhdessä viestiketjussa, poikkeukselliset toiveet toisessa, tehdyt tunnit paperilapulla ja laskutusperuste kirjanpitäjän muistissa. Kuukauden vaihtuessa joku istuu iltaan asti kokoamassa niitä yhteen.
Hub kääntää järjestyksen toisin päin. Jokainen kohde on oma korttinsa, ja kaikki mitä siellä tapahtuu kiinnittyy siihen: tilaukset, käynnit, tunnit, kuvat, dokumentit ja viestit. Kun uusi tekijä menee kohteeseen ensimmäistä kertaa, hän näkee samat tiedot kuin se, joka on käynyt siellä kaksi vuotta.
Yksi kohde, koko historia
Kohteen kortilta näkyy kerralla:
- sovittu sisältö ja käyntiväli
- edelliset käynnit päivämäärineen ja tekijöineen
- kohteessa kirjatut tunnit ja niiden hyväksyntätilanne
- kuvat ennen ja jälkeen sekä poikkeamista otetut kuvat
- kohteen dokumentit, ohjeet ja kulkutiedot
- avoimet ja valmiit tilaukset sekä niiden valmiusaste
Kun asiakas soittaa ja kysyy, milloin ikkunat viimeksi pestiin, vastaus löytyy puhelimesta kesken puhelun. Kun sopimusta neuvotellaan uudelleen, pöydällä on kohteen oma toteuma eikä arvio.
Toistuvat käynnit pysyvät kalenterissa
Sopimusasiakkaan käynnit eivät ole yllätyksiä, joten niitä ei kannata suunnitella joka viikko uudestaan. Käynnit merkitään resursointikalenteriin, ja kalenterista näkee yhdellä silmäyksellä, mitkä kohteet ovat kenelläkin ja mihin päivään jää tilaa. Kun joku sairastuu, työn siirtäminen toiselle tekijälle on kalenterissa tehtävä vaihto, ei ketju puheluita.
Kertaluonteiset työt, kuten muuttosiivoukset tai vahinkojen jälkisiivoukset, tulevat samaan kalenteriin. Asiakas voi varata ajan itse verkossa vuorokauden ympäri, jolloin pyyntö ei jää puhelinvastaajaan.
Vasteaika näkyy kellonaikoina, ei arvioina
Kun kiinteistöstä tulee ilmoitus, siitä syntyy tilaus, jolla on aikaleima. Tekijä kuittaa työn aloitetuksi kellokortilla ja valmiiksi silloin, kun se on tehty. Näin tilauksen tulo, aloitus ja valmistuminen ovat luettavissa jälkikäteen sellaisina kuin ne tapahtuivat.
Tämä ratkaisee kaksi asiaa kerralla. Isännöitsijälle voi näyttää, että sovitussa ajassa pysyttiin. Ja jos ei pysytty, näkee itse mistä se johtui: tuliko ilmoitus perjantai-iltana, odottiko työ tarviketta vai jäikö se yksinkertaisesti listan häntäpäähän.
Kuukausilasku syntyy kirjatuista tunneista
Tunnit leimataan kohteessa, ei toimistossa muistin varassa. Työnjohto hyväksyy tunnit, ja hyväksytyt tunnit siirtyvät laskutukseen sellaisenaan. Kuukausilaskutus ei siis ala tyhjästä taulukosta, vaan valmiista rivistöstä, jonka jokaisen rivin takana on kohde, päivä ja tekijä.
Jos asiakas kyseenalaistaa rivin, sen voi avata: mikä kohde, kuka, mihin kellonaikaan, mitä työtä. Erimielisyys ratkeaa yleensä siihen. Maksumuistutukset lähtevät automaattisesti, joten erääntyneiden perässä ei tarvitse juosta käsin.
Asiakas näkee itse, mitä on tehty
Asiakasportaalissa asiakas näkee työn etenemisen, kuvat, dokumentit ja kustannukset reaaliajassa. Kiinteistöpalveluissa tämä vähentää nimenomaan sitä yhteydenottojen lajia, joka alkaa sanoilla "onkohan siellä käyty". Portaalin näkymä on rajattu: asiakas näkee oman kohteensa, ei muuta.
Työn valmistuttua Hub pyytää arvostelun automaattisesti. Sopimuspuolella tämä on hyödyllistä siksi, että tyytymättömyys tulee esiin ennen irtisanomisilmoitusta.
Rax kirjaa puolestasi
Rax on Hubin tekoälyavustaja, ja se on ollut mukana ytimessä alusta asti. Käytännössä se tarkoittaa, että kirjaaminen onnistuu puhumalla: käynnin voi sanella kohteessa sen sijaan, että kirjoittaisi lomaketta hansikkaat kädessä. Kuvasta Rax laatii tarjouspohjan noin neljässä minuutissa, mikä auttaa erityisesti kertatöissä, joissa asiakas haluaa hinnan heti. Rax katsoo samaa reaaliaikaista dataa kuin sinä, joten sen vastaukset perustuvat oman yrityksesi tietoihin.
Miksi tämä toimii käytännössä
Hub on kehitetty kädet savessa keskellä oikeaa työmaata, ei kokoushuoneessa. Sama työkalu pyörittää Raslakin omaa rakennusyritystä joka päivä, ja mukaan on otettu vain ne ominaisuudet, joita oikeasti käytetään. Se näkyy pieninä asioina: kirjaaminen onnistuu kylmissä käsissä, näkymät toimivat puhelimen ruudulla ja turha klikkailu on karsittu pois, koska sitä ei jaksa tehdä kukaan, jolla on kiire seuraavaan kohteeseen.
Hinnat ja käyttöönotto
Full-paikka maksaa 69 euroa kuukaudessa käyttäjää kohden ja sisältää koko toiminnanohjauksen sekä Rax AI:n. Field-paikka maksaa 22 euroa kuukaudessa ja sisältää leimauksen, kuvat ja päiväkirjan, mikä riittää useimmille kohteissa työskenteleville. Guest-paikka on ilmainen ja näkyvyys on rajattu. Vuosimaksulla hinta on noin 20 prosenttia halvempi. Yli 16 käyttäjän kokonaisuuksista sovitaan erikseen.
Kokeilu kestää 14 päivää eikä maksa mitään, käyttöönotto ja datansiirto ovat ilmaisia, avausmaksua ei ole ja kokeilun voi perua sen aikana. Demon voi katsoa ilman rekisteröitymistä. Palvelu on suomenkielinen ja tiedot on isännöity EU:ssa GDPR:n mukaisesti.
Usein kysyttyä
Voiko yksi käyttäjä hoitaa monta kohdetta samana päivänä?
Kyllä, ja se on tavallisin tapa käyttää Hubia siivousalalla. Tekijä avaa päivän kalenterista, leimaa kohteen alkaneeksi ja päättyneeksi ja siirtyy seuraavaan. Tunnit kohdistuvat automaattisesti oikeaan kohteeseen, joten päivän lopussa ei tarvitse jakaa tunteja jälkikäteen.
Tarvitseeko jokaiselle siivoojalle ostaa 69 euron paikka?
Ei tarvitse. Kentällä työskenteleville riittää useimmiten Field-paikka 22 eurolla kuukaudessa, joka sisältää leimauksen, kuvat ja päiväkirjan. Full-paikkoja tarvitaan niille, jotka tekevät tarjouksia, laskuttavat ja seuraavat kannattavuutta.
Miten kuukausilaskutus toimii, jos sopimuksessa on kiinteä osa ja tuntityötä?
Kiinteä sopimusosa ja kirjatut tunnit ovat molemmat laskulla omina riveinään. Tunnit tulevat hyväksytyistä kirjauksista, joten laskun jokaisen tuntirivin takaa löytyy kohde, päivä ja tekijä. Erittelyn voi näyttää asiakkaalle sellaisenaan.
Näkeekö asiakas kaiken, mitä kohteesta on kirjattu?
Ei. Asiakasportaalissa näkyvät työn eteneminen, kuvat, dokumentit ja kustannukset siltä osin kuin ne on tarkoitettu asiakkaalle. Sisäiset merkinnät, tuntien hyväksyntä ja kannattavuusluvut jäävät yrityksen omaan käyttöön.
Voiko kohteen ohjeet ja kulkutiedot pitää järjestelmässä?
Kyllä. Kohteen dokumentit ja ohjeet ovat sen omalla kortilla, joten uusi tekijä löytää ne puhelimestaan paikan päällä. Tieto ei ole yhden ihmisen viestiketjussa, mikä helpottaa sijaistamista ja perehdytystä.
Entä jos meillä on jo tuntikirjaukset toisessa järjestelmässä?
Datansiirto sisältyy käyttöönottoon eikä siitä veloiteta erikseen. Käytännössä siirretään asiakkaat, kohteet ja tarvittava historia, jotta ensimmäinen laskutuskuukausi ei ala tyhjästä.
Katso miltä oma kohdelistasi näyttäisi
Aloita 14 päivän ilmainen kokeilu tai katso demo ilman rekisteröitymistä. Käyttöönotto ja datansiirto ovat ilmaisia, eikä avausmaksua ole.