Mikä on toiminnanohjaus­järjestelmä?

Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP on ohjelmisto, johon kootaan yrityksen arjen tiedot yhteen paikkaan: asiakkaat, työt, työtunnit, tarjoukset, laskut ja materiaalit. Sen sijaan että tiedot ovat Exceleissä, sähköposteissa ja lappusissa, ne ovat yhdessä järjestelmässä, jossa jokainen näkee saman ajantasaisen tilanteen.

Kokeile 14 päivää ilmaiseksiKatso demo ilman rekisteröintiä

Mitä lyhenne ERP tarkoittaa

ERP tulee sanoista Enterprise Resource Planning, suomeksi toiminnanohjaus. Nimi on peräisin 1990-luvun suuryritysmaailmasta, ja se kuulostaa raskaammalta kuin asia nykyään on. Pienyrityksen arjessa toiminnanohjaus tarkoittaa yksinkertaisesti tätä: yksi paikka, josta näet mitä on tekeillä, kuka tekee ja mitä on laskuttamatta.

Mitä toiminnanohjausjärjestelmä sisältää

Sisältö vaihtelee toimittajittain, mutta palveluyritykselle olennaiset osat ovat yleensä nämä:

• Asiakas- ja myyntitiedot (CRM) — kuka on asiakas, mitä on sovittu, mikä on tarjousten tilanne
• Projektit ja työt — mitä kohteita on käynnissä, kuka on missäkin, mikä on aikataulu
• Työajanseuranta — tunnit kirjattuna kohteelle, ei paperilapulle
• Tarjoukset ja laskutus — tarjouksesta laskuksi ilman tietojen uudelleen kirjoittamista
• Materiaalit ja ostot — mitä on tilattu ja mitä kohde on syönyt
• Raportit — mikä työ on kannattava ja mikä ei

Milloin toiminnanohjausjärjestelmää tarvitaan

Yhden hengen yritys pärjää pitkään laskutusohjelmalla ja kalenterilla. Tarve syntyy yleensä silloin, kun jokin näistä alkaa toistua:

• Tunnit kerätään kuukauden lopussa viesteistä ja muistista
• Laskutus viivästyy, koska tiedot ovat monessa paikassa
• Kukaan ei tiedä varmasti, jäikö jokin työ laskuttamatta
• Et tiedä kohteen katetta ennen kuin se on ohi
• Työntekijät soittavat kysyäkseen mitä pitäisi tehdä

Käytännössä raja kulkee usein kolmen tai neljän työntekijän kohdalla. Siihen asti asiat mahtuvat päähän. Sen jälkeen eivät.

Kevyt vai raskas järjestelmä

Suurin virhe pk-yrityksessä ei ole väärän järjestelmän valinta vaan liian raskaan valinta. Järjestelmä, jonka käyttöönotto kestää kuukausia ja joka vaatii koulutuspäivät, jää usein puolitiehen. Tärkein kysymys ei ole ominaisuuksien määrä vaan käyttääkö porukkasi sitä oikeasti.

Mitä toiminnanohjausjärjestelmä maksaa

Hinnoittelu on yleensä kuukausimaksu plus käyttäjäkohtainen maksu. Pienyritysten ratkaisut liikkuvat kymmenissä euroissa kuukaudessa, suuryritysten järjestelmät sadoissa tai tuhansissa, minkä lisäksi tulee käyttöönottoprojekti. Raslak Hub maksaa Full-käyttäjä 69 €/kk, Field-kenttäkäyttäjä 22 €/kk, vieraskäyttäjät 0 €, eikä käyttöönotosta veloiteta erikseen — kokeilun voi aloittaa ilmaiseksi 14 päiväksi.

Miten järjestelmä valitaan

Kolme kysymystä, jotka kannattaa esittää ennen päätöstä:

• Osaako työntekijä käyttää sitä puhelimella ilman koulutusta? Jos ei, tunnit jäävät kirjaamatta.
• Pääsenkö irti jos se ei toimi? Vuosisopimus tekee virheestä kalliin.
• Kattaako se koko ketjun tarjouksesta laskuun? Jos ei, tiedot kirjoitetaan silti kahteen kertaan.

Materiaalimäärien arviointiin löydät myös ilmaiset rakennuslaskurit. Katso myös toiminnanohjaus pienyritykselle ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä.

Kokeile 14 päivää ilmaiseksiKatso demo ilman rekisteröintiä

Vertailu: katso toiminnanohjausjärjestelmien vertailu pienelle rakennusfirmalle — julkiset hinnat ja ominaisuudet yhdeksästä suomalaisesta vaihtoehdosta.

Usein kysyttyä