Toiminnanohjaus LVI-alan yritykselle
LVI-päivä ei ole koskaan täysin sellainen kuin se aamulla näytti. Osa töistä on sovittua huoltoa, osa urakkaa ja osa sellaista, mikä ilmestyy kesken päivän puhelinsoitolla. Raslak Hub on rakennettu niin, että kirjaaminen onnistuu siinä hetkessä, kun työ tehdään, eikä illalla muistin varassa.
Kokeile 14 päivää ilmaiseksiKatso demo ilman rekisteröintiä
Aamu alkaa siitä, mitä puhelimessa lukee
Asentaja avaa päivän puhelimesta. Näkyvissä ovat päivän tilaukset järjestyksessä, kohteen osoite, yhteyshenkilö ja se, mitä edellisellä käynnillä tehtiin. Jos kohteessa on käyty aiemmin, historia on samassa paikassa, joten vanhaa työtä ei tarvitse selvittää soittamalla toimistoon.
Työ leimataan alkaneeksi kellokortilla. Siitä eteenpäin tunnit kertyvät oikealle tilaukselle ilman erillistä muistiinpanoa. Kun työ on valmis, sen merkitsee valmiiksi ja siirtyy seuraavaan.
Kohteessa kirjataan tunnit ja tarvikkeet, ei kumpaakaan myöhemmin
Suurin osa LVI-alan laskutushävikistä syntyy siitä, että käytetyt tarvikkeet muistetaan puutteellisesti. Kolme metriä putkea, kaksi liitintä ja tiiviste jäävät kirjaamatta, koska kirjaaminen tapahtuu vasta viikon päästä.
Hubissa tarvikkeet kirjataan samalla käynnillä tuoterekisteristä. Kirjaus kiinnittyy tilaukseen, ja tilauksesta se siirtyy laskuun. Kuvat otetaan puhelimella ja ne tallentuvat työn kohdalle, mikä auttaa erityisesti silloin, kun asiakas kysyy jälkikäteen, missä kunnossa vanha kytkentä oli.
Tarvikkeen hinta selviää ennen kuin se on kärryssä
Hubissa on tarvikehintojen haku seitsemästä kaupasta yhdellä haulla. Käytännössä sen arvo näkyy kahdessa tilanteessa. Ensimmäinen on tarjousvaihe: kun hinta on tiedossa haun tuloksena eikä muistikuvana, kate ei ole arvaus. Toinen on kesken päivän tuleva tarvike, jonka voi tarkistaa ennen noutoa.
Omat sopimushinnat ja usein käytetyt nimikkeet pysyvät tuoterekisterissä ja hinnastossa, joten toistuvat työt hinnoitellaan samalla tavalla riippumatta siitä, kuka tarjouksen tekee.
Kun puhelin soi kesken päivän
Päivystys ja kiireelliset työt eivät noudata suunnitelmaa. Uusi tilaus perustetaan puhelimessa, sille annetaan viitenumero ja se sijoitetaan kalenteriin sille, jolla on tilaa. Muut näkevät muutoksen samasta kalenterista, joten kukaan ei aja samaan osoitteeseen kahdesti.
Kiireellisen työn jälkeen kirjaus on erityisen tärkeä, koska juuri ne työt jäävät helpoiten laskuttamatta. Kun tunnit ja tarvikkeet kirjattiin kohteessa, keikka ei katoa mihinkään, vaikka päivä olisi mennyt sekaisin.
Huolto ja urakka samassa järjestelmässä
LVI-yrityksessä on tyypillisesti kaksi eri rytmiä. Huoltopuolella työt ovat lyhyitä ja niitä on paljon. Urakkapuolella työ kestää viikkoja, siihen liittyy tarjous, valmiusaste ja usein lisätöitä.
Hubissa molemmat ovat samoja tilauksia, jotka vain elävät eri mittaisen ajan. Urakassa näkyy eteneminen ja valmiusaste, huoltokeikassa ei tarvita muuta kuin tunnit, tarvikkeet ja kuittaus. Yksi järjestelmä riittää, eikä huoltopuolen dataa tarvitse siirtää käsin urakkapuolen raportointiin.
Lasku lähtee ennen kuin päivä on unohtunut
Kun tunnit on hyväksytty ja tarvikkeet kirjattu, lasku syntyy tilauksen tiedoista. Tarjouksesta hyväksyttyyn ja hyväksytystä laskuun kulkee sama tieto, joten samoja rivejä ei kirjoiteta kolmesti. Automaattiset maksumuistutukset hoitavat erääntyneet ilman erillistä muistilistaa.
Kannattavuus näkyy reaaliajassa. Se on LVI-alalla käytännöllisintä juuri pienissä keikoissa: yksittäinen huoltokäynti voi näyttää voitolliselta, kunnes siihen lasketaan ajoaika ja noudot. Kun luvut ovat näkyvissä keikkatasolla, hinnoittelua osaa korjata oikeaan suuntaan.
Rax on ollut ytimessä alusta asti
Rax ei ole vanhan järjestelmän päälle liimattu lisäosa vaan osa Hubin ydintä alusta lähtien. Työmaalta otetuista kuvista Rax laatii tarjouksen noin neljässä minuutissa, mikä riittää usein siihen, että asiakas saa hinnan jo saman käynnin aikana. Puheentunnistuksella työn voi kirjata sanelemalla, ja tarjouslaskuri pyörittää hinnat omilla tuntihinnoillasi ja hinnastollasi. Rax näkee reaaliaikaisen datan, joten kysymykseen avoimista töistä tai kohteen historiasta tulee vastaus oman yrityksen tiedoista.
Tehty siellä missä työkin
Hub on kehitetty kädet savessa keskellä oikeaa työmaata, ei kokoushuoneessa. Sama työkalu pyörittää Raslakin omaa rakennusyritystä joka päivä. Siksi mukana on vain ominaisuuksia, joita oikeasti käytetään, ja siksi kenttätila on tehty puhelimelle eikä pöytäkoneen näytön pienennökseksi. Rakennusala on tässä yksi esimerkki muiden joukossa: sama työkalu palvelee mitä tahansa palveluyritystä, jossa työ tehdään asiakkaan luona.
Hinnasto
Full-paikka on 69 euroa kuukaudessa käyttäjää kohden ja sisältää koko toiminnanohjauksen sekä Rax AI:n. Field-paikka on 22 euroa kuukaudessa ja sisältää leimauksen, kuvat ja päiväkirjan. Guest-paikka on ilmainen rajatulla näkyvyydellä. Vuosimaksu on noin 20 prosenttia halvempi, ja 16 käyttäjästä ylöspäin sovitaan erikseen.
Kokeilu on 14 päivää ja ilmainen, käyttöönotto ja datansiirto eivät maksa mitään, avausmaksua ei ole ja kokeilun voi perua sen aikana. Demo on katsottavissa ilman rekisteröitymistä.
Usein kysyttyä
Toimiiko kirjaaminen ilman verkkoyhteyttä kellarissa?
Hub on mobiilioptimoitu ja kenttätila on tehty puhelimella käytettäväksi. Käytännön kannalta olennaisin asia on, että kirjaus on niin nopea, että sen ehtii tehdä kohteessa, ja tunnit sekä tarvikkeet kiinnittyvät oikeaan tilaukseen ilman jälkikäteistä siivousta.
Mistä tarvikehintojen haku hakee hinnat?
Haku käy läpi seitsemän kaupan hinnat yhdellä haulla. Sen avulla näkee hintatason ennen tarjouksen antamista tai noutoa. Omat toistuvat nimikkeet ja hinnat kannattaa lisäksi pitää tuoterekisterissä ja hinnastossa.
Miten päivystyskeikat saadaan laskuun asti?
Päivystyskeikasta perustetaan tilaus samalla tavalla kuin muistakin töistä, ja se saa oman viitenumeronsa. Tunnit leimataan ja tarvikkeet kirjataan kohteessa, joten laskutuksen tiedot ovat valmiina, vaikka työ olisi tehty keskellä yötä.
Voiko samassa järjestelmässä olla sekä lyhyitä huoltoja että pitkiä urakoita?
Kyllä. Molemmat ovat tilauksia, joissa on samat perustiedot. Urakassa käytetään lisäksi etenemistä ja valmiusastetta sekä tarjousta, huoltokeikassa yleensä vain tunteja, tarvikkeita ja kuittausta.
Näkeekö asiakas työn etenemisen itse?
Asiakasportaalissa asiakas näkee työn etenemisen, kuvat, dokumentit ja kustannukset reaaliajassa. Se vähentää tilannekyselyitä ja tekee lisätöiden perustelusta helpompaa, koska kuvat ovat samassa paikassa kuin lasku.
Kuinka nopeasti Rax tekee tarjouksen kuvista?
Kuva-analyysi tuottaa tarjousluonnoksen noin neljässä minuutissa. Luonnos on tarkoitettu pohjaksi, jonka asentaja tai työnjohto tarkistaa ja hyväksyy ennen lähetystä.
Kokeile yhdellä viikolla oikeita keikkoja
Ota Hub käyttöön 14 päivän ilmaisella kokeilulla ja kirjaa viikon keikat siihen. Käyttöönotto ja datansiirto ovat ilmaisia, ja kokeilun voi perua sen aikana.